Colonie de vacances : ce que la loi impose avant le départ

Le bureau de l’association a voté un séjour pour vingt enfants cet été, quinze jours dans le Vercors. Restait la partie qu’on repousse toujours : ce séjour est, au sens de la loi, un accueil collectif de mineurs (ACM), et ça se déclare avant même que l’équipe soit au complet. Certaines structures suivent ça sur un tableur partagé ; d’autres passent par un logiciel de gestion ACM, qui recalcule le taux d’encadrement à la date exacte du séjour et signale les pièces qui manquent avant le départ.

Le logiciel ne répond à rien tant qu’on n’a pas la réponse soi-même : combien d’enfants pour un animateur, et à quelle date la déclaration devait être déposée. Le reste n’est que de la mise en forme.

Un accueil collectif de mineurs, ça se déclare avant de se remplir

Dès qu’un groupe de mineurs part en dehors du domicile familial avec hébergement, ou se retrouve régulièrement hors temps scolaire, l’organisateur doit le déclarer au service départemental à la jeunesse, à l’engagement et aux sports (SDJES) du département où l’accueil se déroule. La procédure porte un nom précis : la téléprocédure des accueils de mineurs, « TAM » pour l’administration.

Elle se fait en deux temps. Deux mois avant le départ, jour pour jour : c’est le délai pour déposer la fiche initiale au SDJES, avec les dates, le lieu et le nombre d’enfants attendu — même si l’équipe n’est pas encore complète. Une fiche complémentaire suit, au moins huit jours avant le départ pour un séjour de vacances classique — un mois avant seulement pour un séjour spécifique de plus de trois nuits pendant les vacances scolaires — avec l’équipe et les diplômes réellement réunis.

L’erreur classique : attendre d’avoir bouclé toute l’équipe pour ouvrir la fiche initiale. Elle se dépose avec ce qu’on sait au jour J moins deux mois, et se complète ensuite. Une association loi 1901, un comité d’entreprise, une mairie ou une entreprise privée peuvent tous être organisateurs : la loi ne trie pas par statut, elle trie par calendrier tenu ou raté.

Le taux d’encadrement, la question qu’on repousse trop tard

Les articles R227-12 à R227-22 du code de l’action sociale et des familles fixent ce nombre minimal d’encadrants selon l’âge des enfants : un animateur pour huit enfants de moins de six ans, un animateur pour douze enfants à partir de six ans, et deux encadrants au minimum quel que soit l’effectif du groupe.

Passé cent mineurs, un seul directeur ne suffit plus sur le papier : la loi impose un adjoint de plus tous les cinquante enfants en plus. Un chiffre qu’on découvre souvent trop tard, quand les inscriptions ont dépassé les prévisions du mois de janvier.

Ce taux se calcule sur l’effectif réellement présent le premier jour, pas sur celui des inscriptions de janvier : un désistement de dernière minute ne change rien à l’obligation, dès l’instant où les dix-neuf autres enfants partent quand même.

Qui a le droit de diriger, qui a le droit d’animer

Diriger un accueil collectif de mineurs suppose le brevet d’aptitude aux fonctions de directeur (BAFD), ouvert dès 18 ans à qui est déjà titulaire du BAFA ou d’un diplôme équivalent et justifie de deux expériences d’animation, dont une en accueil collectif de mineurs, totalisant au moins vingt-huit jours sur les deux années précédentes. Franchement, ce n’est pas un papier qu’on décroche la veille : comptez plusieurs mois entre l’inscription en formation et l’autorisation d’exercer, qui reste valable cinq ans une fois délivrée.

Pour le reste de l’équipe, la loi impose au moins la moitié de titulaires du BAFA ou d’un diplôme équivalent, et au maximum 20 % de personnes sans aucune qualification — une seule si l’équipe ne compte que trois ou quatre personnes. Le point qui coince le plus souvent : recruter au dernier moment un animateur « de bonne volonté » sans compter s’il fait basculer ce quota.

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Les pièces qu’on réunit pour chaque enfant avant le départ

Chaque enfant accueilli doit avoir une fiche sanitaire de liaison à jour, remplie par les parents : elle regroupe les informations utiles en cas de problème de santé pendant le séjour — traitement en cours, allergie, personne à prévenir. C’est la pièce que l’équipe consulte en premier en cas d’incident.

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C’est aussi la première qui manque quand l’inscription s’est faite dans l’urgence. Je ne partirais jamais sans elle, même pour un week-end de deux nuits : le bon réflexe est de la réclamer au moment de l’inscription, jamais le jour du départ, quand il n’y a plus le temps de relancer une famille injoignable.

Le saviez-vous ? Le BAFD ne s’obtient pas une fois pour toutes : l’autorisation d’exercer les fonctions de directeur qu’il donne est valable cinq ans à compter de sa délivrance. Passé ce délai, il faut le faire renouveler avant de reprendre la direction d’un accueil.

Le jour du départ, l’encadrement et la surveillance ne s’arrêtent pas

Pour les enfants de moins de six ans, la loi exige un animateur dans l’eau pour cinq enfants, sans dépasser vingt enfants dans l’eau en même temps ; à partir de six ans, un animateur pour huit enfants, sans dépasser quarante enfants dans l’eau. Un arrêté du 24 mars 2026 a élargi la liste des diplômes qui permettent de surveiller ces baignades — au maître-nageur-sauveteur et au BNSSA s’ajoute désormais le brevet de surveillant de baignade en accueil collectif de mineurs délivré par la FFSS, pour les baignades organisées hors établissement payant.

Le taux d’encadrement ne s’arrête pas à la porte du car ou au quai de la gare. Pendant un déplacement collectif, à pied ou en transport, le nombre d’encadrants reste celui exigé pour le groupe présent : c’est le même taux qu’au centre.

À mon avis, le piège n’est pas d’ignorer la règle — tout le monde la connaît — c’est d’oublier de la recalculer au moment où le groupe se scinde : ceux qui montent dans le bus, ceux qui restent sur place.

Suivre ça sur un tableur ou avec un logiciel dédié

Je ne conseillerais pas un logiciel dédié pour un seul week-end entre scouts : à cette échelle, un tableau bien tenu suffit largement, et personne n’a besoin d’apprendre un nouvel outil pour deux nuits. La bascule vaut le coup à partir du moment où une structure enchaîne plusieurs accueils dans l’année, ou où plusieurs directeurs doivent partager les mêmes pièces sans se marcher dessus.

Et vous, qu’en pensez-vous à propos de colonie de vacances : ce que la loi impose avant le départ ?